Polityka prywatności AutoControl

Wersja robocza do wdrożenia na stronie i dalszej weryfikacji prawnej.

Obowiązuje od: [data wejścia w życie]

Najważniejsze informacje w skrócie

Administratorem Twoich danych osobowych jest AutoControl Jacek Zarzycki, ul. Sicieńska 14, 85-374 Bydgoszcz, NIP 8541631348.

Dane osobowe wykorzystujemy przede wszystkim po to, aby:

• odpowiadać na zapytania i kontaktować się z klientami,
• ustalać zakres i termin usług,
• wykonywać zlecenia warsztatowe,
• obsługiwać płatności i wystawiać dokumenty sprzedaży,
• rozpatrywać reklamacje,
• zabezpieczać stronę internetową i formularz przed nadużyciami,
• wykonywać obowiązki wynikające z przepisów prawa.

Nie wykorzystujemy danych przekazanych przez formularz do wysyłania newslettera ani marketingu bez odpowiedniej podstawy prawnej.

W związku z działaniem strony i obsługą klientów możemy korzystać z usług podmiotów takich jak Cloudflare, Google, WhatsApp oraz PayPro/Przelewy24. Szczegóły opisujemy poniżej.

W sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem:

ac.warsztat@gmail.com

§1. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych jest:

   AutoControl Jacek Zarzycki
   ul. Sicieńska 14
   85-374 Bydgoszcz
   NIP: 8541631348

2. Kontakt z Administratorem:

   • e-mail: ac.warsztat@gmail.com
   • telefon: +48 608 361 762
   • adres korespondencyjny: ul. Sicieńska 14, 85-374 Bydgoszcz.

3. Niniejsza Polityka wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem ze strony ac-warsztat.com, kontaktowaniem się z AutoControl oraz korzystaniem z usług Warsztatu.

§2. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu kontaktu i rodzaju świadczonej usługi możemy przetwarzać w szczególności:

1. dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak:

   • imię i nazwisko,
   • numer telefonu,
   • adres e-mail,
   • dane niezbędne do wystawienia faktury;

2. dane dotyczące pojazdu, takie jak:

   • marka i model,
   • rok produkcji,
   • numer rejestracyjny,
   • numer VIN,
   • informacje o stanie technicznym, usterkach, wykonanych naprawach lub diagnostyce — jeżeli są potrzebne do realizacji usługi;

3. dane dotyczące zlecenia, w szczególności:

   • ustalony zakres prac,
   • informacje o częściach,
   • wycenę lub cenę,
   • historię uzgodnień,
   • informacje o odbiorze pojazdu;

4. dane dotyczące płatności, takie jak:

   • kwota,
   • tytuł płatności,
   • identyfikator transakcji,
   • status płatności;

5. dane zawarte w korespondencji, wiadomościach e-mail, WhatsApp oraz formularzu kontaktowym;

6. dane techniczne związane z korzystaniem ze Strony, takie jak:

   • adres IP,
   • rodzaj przeglądarki i urządzenia,
   • system operacyjny,
   • data i czas połączenia,
   • informacje zawarte w logach technicznych,
   • dane techniczne wykorzystywane do ochrony Strony przed spamem, botami i innymi nadużyciami.

7. Prosimy, aby w formularzu i zwykłej korespondencji nie przekazywać danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o stanie zdrowia, pochodzeniu, poglądach politycznych lub przekonaniach religijnych, jeżeli nie jest to rzeczywiście konieczne.

§3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Zapytania i kontakt przed wykonaniem usługi

Jeżeli kontaktujesz się z nami w sprawie możliwej naprawy, diagnostyki, sprawdzenia samochodu przed zakupem, detailingu lub innej usługi, przetwarzamy przekazane dane w celu:

• odpowiedzi na zapytanie,
• ustalenia potrzeb,
• zaproponowania możliwego zakresu prac,
• ustalenia terminu,
• podjęcia działań przed zawarciem umowy.

Jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

Jeżeli zapytanie ma charakter ogólny i nie zmierza bezpośrednio do zawarcia umowy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań.

2. Realizacja usług i zleceń

Dane niezbędne do wykonania naprawy, diagnostyki, sprzedaży części lub innej uzgodnionej usługi przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO — w celu zawarcia i wykonania umowy.

3. Dokumenty sprzedaży, księgowość i podatki

Dane wymagane do wystawiania paragonów, faktur, prowadzenia księgowości i wykonywania obowiązków podatkowych przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO — w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.

4. Obsługa płatności

Dane związane z rozliczeniem usługi przetwarzamy w celu wykonania umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie wynikającym z obowiązków księgowych, podatkowych lub innych obowiązków prawnych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

W przypadku korzystania z Przelewy24 dane związane z transakcją są również przetwarzane przez PayPro S.A. na zasadach opisanych w §6.

5. Reklamacje

Dane przekazane w związku z reklamacją przetwarzamy:

• w celu wykonania lub rozliczenia umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• w zakresie, w jakim rozpatrzenie reklamacji wynika z obowiązków prawnych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• w celu ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

6. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Dane mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z wykonaną usługą, płatnością, reklamacją lub korzystaniem ze Strony.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw.

7. Bezpieczeństwo Strony

Dane techniczne, w tym adres IP oraz informacje zawarte w logach, mogą być przetwarzane w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania Strony,
• przeciwdziałania atakom,
• wykrywania błędów,
• ochrony Formularza przed spamem i botami,
• zapobiegania nadużyciom.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa Strony i komunikacji.

8. Technologie wymagające zgody

Jeżeli określona funkcja Strony wymaga zapisania lub odczytania informacji w urządzeniu użytkownika i nie jest niezbędna do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika, jest uruchamiana po uzyskaniu odpowiedniej zgody.

Jeżeli w związku z taką technologią dochodzi jednocześnie do przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

§4. Formularz kontaktowy

1. Formularz dostępny na Stronie służy do przesłania zapytania do AutoControl.

2. Za jego pomocą możemy otrzymać:

   • imię,
   • numer telefonu,
   • opcjonalny adres e-mail,
   • markę i model pojazdu,
   • opcjonalny rok produkcji,
   • opis problemu,
   • informację o preferowanym sposobie kontaktu.

3. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niepodanie pól oznaczonych jako wymagane może uniemożliwić obsługę zapytania.

4. Jeżeli jako preferowany sposób kontaktu wskazany zostanie e-mail, podanie adresu e-mail jest konieczne do udzielenia odpowiedzi w ten sposób.

5. Potwierdzenie zapoznania się z Polityką prywatności nie jest zgodą na przetwarzanie danych i nie stanowi podstawy prawnej ich przetwarzania.

6. Dane z Formularza nie będą wykorzystywane do przesyłania informacji marketingowych tylko dlatego, że użytkownik wysłał zapytanie.

§5. Kontakt telefoniczny, e-mail i WhatsApp

Kontakt telefoniczny

Jeżeli kontaktujesz się z nami telefonicznie, możemy przetwarzać numer telefonu oraz informacje przekazane podczas rozmowy w zakresie niezbędnym do obsługi sprawy.

E-mail

Wiadomości kierowane na ac.warsztat@gmail.com są obsługiwane z wykorzystaniem usług Google.

W przypadku użytkowników i usług powiązanych z Europejskim Obszarem Gospodarczym większość konsumenckich usług Google świadczona jest przez Google Ireland Limited.

WhatsApp

Jeżeli sam zdecydujesz się skontaktować z AutoControl za pośrednictwem WhatsApp, Twoje dane są przetwarzane zarówno przez AutoControl w celu obsługi wiadomości, jak również przez dostawcę usługi WhatsApp zgodnie z jego własnymi zasadami.

Dla użytkowników w Europejskim Regionie usługę świadczy WhatsApp Ireland Limited.

Korzystanie z WhatsApp jest dobrowolne. Z AutoControl można również kontaktować się telefonicznie, e-mailem lub za pomocą Formularza.

§6. Płatności Przelewy24

1. AutoControl może umożliwiać płatność za uzgodnioną usługę lub towar za pośrednictwem systemu Przelewy24.

2. Operatorem Przelewy24 jest:

   PayPro S.A.
   ul. Pastelowa 8
   60-198 Poznań
   KRS 0000347935
   NIP 7792369887

3. W celu rozpoczęcia i rozliczenia płatności PayPro może otrzymać informacje niezbędne do obsługi transakcji, np. kwotę, tytuł lub identyfikator płatności oraz inne dane wymagane dla wybranej metody płatności.

4. PayPro S.A. jest odrębnym administratorem danych Płatnika w zakresie świadczonych przez siebie usług płatniczych.

5. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych przez PayPro znajdują się w obowiązku informacyjnym dla Płatników udostępnianym przez Przelewy24.

§7. Cloudflare i zabezpieczenie Strony

1. AutoControl korzysta z infrastruktury i usług bezpieczeństwa Cloudflare.

2. W związku z obsługą Strony Cloudflare może przetwarzać w szczególności:

   • adres IP,
   • informacje o żądaniu HTTP,
   • informacje o przeglądarce i urządzeniu,
   • logi techniczne,
   • dane przesyłane przez systemy działające w infrastrukturze Cloudflare, jeżeli jest to potrzebne do świadczenia danej usługi.

3. Formularz może być chroniony za pomocą Cloudflare Turnstile.

4. Turnstile analizuje techniczne sygnały służące odróżnianiu rzeczywistych użytkowników od ruchu automatycznego, m.in. adres IP, TLS fingerprint, nagłówek User-Agent oraz identyfikator strony.

5. Turnstile nie jest używany przez AutoControl do reklamy ani tworzenia profili marketingowych użytkowników.

6. Jeżeli w konkretnej konfiguracji Cloudflare wykorzystuje technicznie niezbędne cookies lub podobne mechanizmy do ochrony Strony, są one stosowane wyłącznie w zakresie wymaganym dla bezpieczeństwa lub dostarczenia funkcji żądanej przez użytkownika.

§8. Google Maps

1. Strona może umożliwiać wyświetlenie interaktywnej mapy Google Maps ułatwiającej znalezienie siedziby AutoControl.

2. Mapa nie jest niezbędna do korzystania ze Strony. Użytkownik może uzyskać adres Warsztatu bez jej uruchamiania.

3. Mapa Google Maps jest ładowana dopiero po wyrażeniu zgody w globalnych ustawieniach prywatności Strony. Po wyrażeniu zgody mapa może ładować się automatycznie na stronach, na których jest dostępna. Przed wyrażeniem zgody nie tworzymy osadzonej mapy ani nie pobieramy jej zasobów od Google.

4. Po uruchomieniu Map Google przeglądarka nawiązuje bezpośrednie połączenie z usługami Google. Google może wówczas otrzymać m.in.:

   • adres IP,
   • informacje o urządzeniu i przeglądarce,
   • datę i godzinę żądania,
   • adres strony odsyłającej,
   • identyfikatory i informacje zapisane za pomocą cookies lub podobnych technologii, zależnie od konfiguracji urządzenia, przeglądarki i konta Google.

5. Szczegółowe zasady dalszego przetwarzania danych przez Google określa Polityka prywatności Google.

6. Brak zgody na uruchomienie Mapy nie ogranicza możliwości korzystania z pozostałej części Strony ani kontaktu z AutoControl.

7. Niezależnie od zgody na osadzoną mapę dostępne są adres Warsztatu i zwykły link „Wyznacz trasę”. Kliknięcie tego linku prowadzi do zewnętrznej usługi Google Maps, która ładuje się dopiero po świadomym wybraniu linku przez użytkownika.

§9. Cookies i podobne technologie

1. Strona może wykorzystywać cookies lub podobne technologie w zakresie niezbędnym do:

   • prawidłowego działania Strony,
   • zapewnienia bezpieczeństwa,
   • obsługi zabezpieczeń Formularza,
   • zapamiętania technicznych ustawień niezbędnych do działania usługi.

2. Zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej przechowywanie informacji lub dostęp do informacji znajdującej się w urządzeniu użytkownika co do zasady wymaga uprzedniego poinformowania i zgody.

3. Zgoda nie jest wymagana, jeżeli przechowywanie informacji lub uzyskanie do niej dostępu jest konieczne do:

   • wykonania transmisji komunikatu elektronicznego albo
   • dostarczenia usługi elektronicznej żądanej przez użytkownika.

4. Technologie niezbędne do działania i bezpieczeństwa Strony są zawsze aktywne i nie można ich wyłączyć w ustawieniach prywatności. Jedyną obecnie opcjonalną usługą jest osadzona Google Maps, uruchamiana wyłącznie po zgodzie użytkownika. Nie ustawiamy opcjonalnych cookies analitycznych ani marketingowych.

5. Przy pierwszej wizycie użytkownik może wybrać „Tylko niezbędne” albo „Akceptuję”. „Akceptuję” oznacza zgodę na załadowanie Google Maps. Wybór jest zapamiętywany lokalnie w przeglądarce, wraz z wersją ustawień, pod kluczem autocontrol_privacy_v1. Zapis służy wyłącznie respektowaniu preferencji prywatności i nie jest wykorzystywany do śledzenia użytkownika. Po usunięciu zapisu z przeglądarki lub zmianie wersji ustawień wybór może być wymagany ponownie. Jeżeli przeglądarka blokuje zapis, wybór może nie zostać zachowany po opuszczeniu strony.

6. Decyzję można zmienić w dowolnym momencie przez „Ustawienia prywatności” w stopce Strony, włączając lub wyłączając Google Maps i zapisując ustawienia. Po wycofaniu zgody osadzona mapa jest usuwana i zastępowana neutralnym miejscem z adresem Warsztatu; kolejne wejścia na Stronę nie powodują jej ładowania. Ponowne wyrażenie zgody pozwala ponownie załadować mapę. Wycofanie zgody zatrzymuje dalsze korzystanie z osadzonej mapy, ale nie cofa danych przekazanych Google przed jej wycofaniem.

7. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed jej wycofaniem.

8. Jeżeli w przyszłości AutoControl wdroży nowe narzędzia analityczne, marketingowe albo inne technologie wymagające zgody, niniejsza Polityka oraz mechanizm zarządzania zgodami zostaną odpowiednio zaktualizowane przed ich uruchomieniem.

§10. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu następującym kategoriom odbiorców:

1. dostawcom infrastruktury IT, hostingu i bezpieczeństwa, w szczególności Cloudflare;

2. dostawcom poczty elektronicznej, w szczególności usługom Google;

3. operatorom komunikatorów, jeżeli użytkownik wybierze taką formę kontaktu — w szczególności WhatsApp;

4. operatorom płatności, w szczególności PayPro S.A./Przelewy24;

5. podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne lub informatyczne, jeżeli dostęp do danych jest niezbędny do wykonania tych usług;

6. dostawcom części lub podwykonawcom współpracującym z Warsztatem, wyłącznie jeżeli przekazanie określonych informacji jest konieczne do realizacji uzgodnionej usługi;

7. organom publicznym i innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora są zobowiązywane do ich odpowiedniego zabezpieczenia i przetwarzania zgodnie z właściwymi umowami oraz przepisami prawa.

§11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie przez AutoControl z globalnych usług technologicznych może wiązać się z przetwarzaniem niektórych danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Cloudflare

Cloudflare informuje, że jego usługi mogą wiązać się z przetwarzaniem danych poza EOG. W zależności od podstawy i kierunku transferu mogą być stosowane mechanizmy przewidziane w RODO, w szczególności decyzje o adekwatności, EU–U.S. Data Privacy Framework lub Standardowe Klauzule Umowne Komisji Europejskiej.

Google

Google utrzymuje infrastrukturę na całym świecie. W przypadku transferów danych poza EOG stosuje mechanizmy przewidziane przez obowiązujące przepisy, w zależności od konkretnej usługi i kierunku transferu.

WhatsApp

WhatsApp może korzystać z globalnej infrastruktury, w ramach której niektóre dane mogą być przetwarzane poza EOG. Dostawca deklaruje stosowanie mechanizmów transferowych przewidzianych w obowiązujących przepisach.

Szczegółowe informacje o zabezpieczeniach stosowanych przez poszczególnych dostawców znajdują się w ich aktualnych politykach prywatności i dokumentach dotyczących transferów danych.

§12. Okres przechowywania danych

Dane nie są przechowywane dłużej, niż jest to potrzebne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, chyba że dłuższy okres wynika z obowiązujących przepisów lub jest potrzebny do ochrony praw Administratora.

W szczególności:

1. zapytania, które nie doprowadziły do zawarcia umowy — przechowujemy nie dłużej niż 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że wcześniejsze usunięcie jest możliwe albo dalsze przechowywanie jest potrzebne ze względu na roszczenia;

2. dane związane z wykonaniem zlecenia — przez czas realizacji umowy, a następnie przez okres potrzebny do rozliczenia usługi oraz do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń;

3. dokumenty księgowe i podatkowe — przez okres wymagany przez właściwe przepisy podatkowe i rachunkowe;

4. reklamacje — przez czas ich rozpatrywania, a następnie przez okres niezbędny do wykazania sposobu zakończenia sprawy i do upływu ewentualnych terminów roszczeń;

5. dane dotyczące płatności — przez czas potrzebny do rozliczenia transakcji oraz przez okres wymagany przepisami prawa; PayPro przechowuje własne dane zgodnie ze swoją polityką i obowiązkami prawnymi;

6. logi techniczne i dane bezpieczeństwa — przez czas uzasadniony zapewnieniem bezpieczeństwa, diagnostyką problemów technicznych lub analizą incydentu; jeżeli dane są potrzebne do wyjaśnienia konkretnego zdarzenia, mogą być przechowywane do zakończenia sprawy;

7. informacje o udzielonej zgodzie na opcjonalne technologie — przez okres niezbędny do jej stosowania oraz przez okres potrzebny do wykazania zgodności z obowiązkami prawnymi.

Po ustaniu podstaw do dalszego przetwarzania dane są usuwane albo anonimizowane, chyba że ich dalsze przechowywanie jest wymagane prawem.

§13. Prawa osoby, której dane dotyczą

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania możesz mieć prawo do:

1. uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane;

2. dostępu do danych i otrzymania ich kopii;

3. sprostowania nieprawidłowych danych;

4. uzupełnienia danych niekompletnych;

5. żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w RODO;

6. żądania ograniczenia przetwarzania;

7. przenoszenia danych — jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody albo umowy i w sposób zautomatyzowany;

8. wniesienia sprzeciwu — jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;

9. wycofania zgody w dowolnym momencie — jeżeli określone przetwarzanie opiera się na zgodzie;

10. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Nie każde z powyższych praw przysługuje w każdym przypadku. Ich zakres zależy od podstawy prawnej i okoliczności konkretnego przetwarzania.

Żądania dotyczące praw można kierować na:

ac.warsztat@gmail.com

Możemy poprosić o dodatkowe informacje, jeżeli będą one rzeczywiście potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.

§14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

1. AutoControl nie podejmuje wobec klientów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych.

2. AutoControl nie wykorzystuje danych klientów do marketingowego profilowania na podstawie informacji z Formularza lub zlecenia warsztatowego.

3. Cloudflare Turnstile wykorzystuje automatyczną analizę sygnałów technicznych do oceny, czy interakcja pochodzi od rzeczywistego użytkownika czy od systemu automatycznego. Mechanizm ten służy bezpieczeństwu Strony, a nie ocenie klienta ani podejmowaniu decyzji dotyczących wykonania usługi.

§15. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych i związanych z tym ryzyk.

2. Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby lub podmioty, dla których jest to potrzebne do wykonywania powierzonych zadań albo świadczenia usług.

3. Korzystanie z Internetu zawsze wiąże się jednak z pewnym ryzykiem, dlatego użytkownik powinien również stosować aktualne oprogramowanie i odpowiednie zabezpieczenia swojego urządzenia.

§16. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych w Formularzu i podczas zwykłego kontaktu jest co do zasady dobrowolne.

2. Niepodanie danych potrzebnych do obsługi zapytania może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi lub ustalenie usługi.

3. Jeżeli określone dane są niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, ich niepodanie może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie Zlecenia.

4. Dane wymagane przepisami prawa, np. dane potrzebne do wystawienia określonego dokumentu księgowego, muszą zostać podane w zakresie wynikającym z właściwych przepisów.

§17. Zmiany Polityki prywatności

1. Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku:

   • zmian przepisów prawa,
   • zmian sposobu działania Strony,
   • wdrożenia nowych usług lub dostawców technologicznych,
   • zmiany sposobów przetwarzania danych.

2. Aktualna wersja Polityki jest zawsze udostępniana na Stronie.

3. Data obowiązywania aktualnej wersji znajduje się na początku dokumentu.